Comment rédiger un mail professionnel ?
Dans le monde du travail, il est difficile d’échapper à la rédaction de mail, que ce soit pour nos collègues ou pour nos supérieurs hiérarchiques. Nous passons parfois de longs moments devant notre ordinateur à nous demander si notre mail est correct. Dans cet article, nous parlerons de ce qu’il faut faire et ne pas faire dans un mail professionnel.
Les erreurs à ne pas commettre
Voici une liste des erreurs à ne pas commettre lors de la rédaction de votre mail :
– L’objet du mail : l’objet est un élément essentiel, car c’est lui qui va renseigner au destinataire le sujet abordé et l’importance du mail. Il faut donner envie au destinataire d’ouvrir le message. Mal remplir, ou ne pas remplir cette case est une grosse erreur.
– Formules de politesse : il est important de ne pas oublier les formules de politesse. C’est avant tout une marque de respect. Commencez votre message par un simple « Madame, Monsieur », et si vous connaissez le nom de famille du destinataire, vous pouvez personnaliser le message.
– Les fautes d’orthographe : il est nécessaire de se relire à la fin de chaque message. Une petite faute de frappe ça passe, mais une grosse erreur grammaticale, moins ! Si vous n’êtes pas fort en orthographe, vous pouvez très bien utiliser un logiciel qui corrige les fautes.
– Le destinataire : malheureusement, ce sont des choses qui peuvent arriver, envoyer un mail à la mauvaise personne. Dans ce cas-là, ne paniquez pas, il suffit de renvoyer un petit mot d’excuse. Si vous envoyez un mail à plusieurs personnes à la fois, faites attention au champ « CCI ». Il faut cacher les mails des autres interlocuteurs.
– Les smileys et la ponctuation : il ne faut pas utiliser une ponctuation avec excessivité. Par exemple, trop de points d’exclamation peut être pris comme une forme d’agressivité. De même pour les smileys, c’est réservé aux collègues proches !
– La forme : enfin, faites attention à la forme de votre mail. Essayez de construire un mail aéré et non un pavé. Cela permettra à votre interlocuteur de mieux lire.
Nos conseils
– Le début d’un mail : avant de formuler votre demande, il est important d’introduire le contexte. Pour cela, vous pouvez utiliser des phrases simples comme : « Pour donner suite à notre échange… », ou encore « Merci pour votre réponse rapide ».
– Le contenu : en ce qui concerne le contenu du mail, faites en sorte que ce soit court et clair. Tout ceci permet à votre destinataire de gagner du temps, mais aussi de comprendre plus facilement le message.
– La signature : pour optimiser votre temps, vous pouvez configurer des signatures électroniques avec votre nom, prénom, votre fonction, et même le logo de votre entreprise.
– Vérifier le mail : à la fin du mail, il est important de tout relire pour corriger les fautes d’orthographe. Il faut aussi vérifier que les pièces jointes soient correctes.
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